GÖREV TANIMLARI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Kuruluş

Eyüp Belediye Meclisinin …. /…. /2017 tarih ve 2017/…. sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş olan bu yönetmelikte Yazı İşleri Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

Tanımlar

Belediye : Eyüp Belediyesi

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü

Müdür : Yazı İşleri Müdürü

Encümen : Eyüp Belediye Encümenini

Meclis : Eyüp Belediye Meclisini

EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini

KEP : Kayıtlı Elektronik Posta

Çalışma İlkeleri

  • Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.
  • Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
  • Resmi yazışmaları Başkanlığı temsil etmek.

Personel Yapısı

Yazı İşleri Müdürlüğünün personel yapısı; Müdür, Şef, Memur, Sözleşmeli ve diğer personelden oluşmaktadır.

Organizasyon Yapısı

  • Yazı İşleri Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.
  • Müdürlük bünyesi; Merkez Ofis Birimi (Meclis İşleri, Encümen Kurulu ve Evrak Birimi) ve Evlendirme Birimi ile ilgili alt birimlerden oluşur.

Müdürlüğün Görevleri

  1. 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
  2. Kurumun ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile ilgili işlemlerini yürütür.
  3. 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre nikâh ilgili iş ve işlemleri yürütür.
  4. Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar.
  5. Müdürlüğün, 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda yıllık bütçesini hazırlar, tüm taşınır işlemlerini yürütür.
  6. Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar.
  7. Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
  8. Müdürlük, müdürlük arşivinde saklama süresi dolan evrakları kurum arşivine devreder ve imha edilmesi gereken evrakları SDP’ ye (Standart Dosya Planı) uygun olarak hazırlanan imha planına göre Bilgi İşlem Müdürlüğüne bağlı arşiv biriminin koordinasyonunda, imha komisyonunun onayının ardından imha eder.
  9. Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekte görevlidir.
  10. Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle görevlidir.
  11. Belediyeye dışarıdan gelen evraklar, Evrak kayıt birimce standartlara uygun olarak taranıp belediye elektronik arşivine kaydedilir. Evraklar, belediye genelini ilgilendiriyorsa belediye fiziksel arşivine, müdürlükleri ilgilendiriyorsa ilgili müdürlüğe veya doğrudan belediye arşivine teslim edilir.

Merkez Ofis Birimi

  1. Müdürlüğün idari yazışmalarını takip eder.
  2. Müdürlüğün demirbaş işlemlerini Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak takibini yapar.
  3. Proje raporlamalarında finansal veri ve dokümanların oluşmasına destek verir.
  4. Müdürlüğün stratejik planı, performans programı ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını koordine eder.
  5. Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Meclis Birimi Görevleri

  1. 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine eder.
  2. Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis gündemini oluşturur ve elektronik ortamda kayda alır ve ilgili meclis üyelerine elektronik ortamda gönderimini sağlar.
  3. Görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazar, komisyona havale edilenleri ise bir üst yazı ile komisyon üyelerine verir.
  4. Komisyon tarafından hazırlanan raporları gündeme ekleyerek belediye meclisine sunulması işlemlerini yapar.
  5. Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp Başkan ve divan katibi üyelerine imzalatılmasına müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amire gönderilmesini sağlar.
  6. Kesinleşen meclis kararlarını internet ortamında yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini sağlar.
  7. Kararların bir suretinin ilgili birimine sevkini yapar, bir suretinin de birim arşivinde saklanmasını sağlar.
  8. Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajı hazırlar ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.
  9. Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Encümen Birimi Görevleri

  1. Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine eder ve bunla ilgili yazışmaların takibini yapar.
  2. Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyaları kayda alır.
  3. Encümence alınan kararların Encümen Başkanı ve üyelerine imzalatılmasını sağlar.
  4. Kararları, teklif müdürlüğüne gereği yapılmak üzere sevkini yerine getirir.
  5. Tüm encümen kararlarının sıra numarası verilerek arşivlemesini yapar.
  6. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenler, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.
  7. Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar
  8. Belediye Encümeni toplantılarına hazırlık yapar, alınan kararları kayıt altına alır ve ilgili birimlere iletir.
  9. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenler, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.

Gelen Evrak İşlemleri

  1. Belediyeye tüm özel ve tüzel kişilerden şahsen (sözlü veya yazılı), telefon (Çağrı Merkezi), internet, posta, faks, kurye, kargo, vb. yollarla gelen tüm başvuruları elektronik ortamda dokümanlaştırarak ilgili müdürlüklere elektronik olarak sevkini gerçekleştirir.
  2. Belediye Başkanlığına yapılan tebligatları alır ve tevzi eder.
  3. Belediyeye gelen, tüm müdürlükleri ilgilendiren fiziksel evrakların arşiv birimine, müdürlük ve/veya müdürlükleri ilgilendiren fiziksel evrakların da müdürlüğe ulaştırılmasını sağlar.
  4. Başvurucuların karşılanması ve yönlendirilmesi işlemlerini yürütür.
  5. Belediyeye her türlü kanal ile (şahsen, telefon, faks, posta, kurye, sosyal medya, vb.) gelen başvurular Başvuru Yönetim Merkezi’nde EBYS üzerinden alınarak dokümanlaştırılır.
  6. Başvurular, Başvuru Yönetim Merkezi tarafından konusuna göre müdürlüğe fiziksel ve elektronik ortamda sevk edilir.
  7. Müdürlük, gelen başvuruları kontrol ederek faaliyet alanına giren başvuruların sevkini fiziksel ve elektronik ortamda kabul eder.
  8. Müdürlüğe gelen başvurular EBYS üzerinden ilgili personele müdür veya yetkilendirdiği kişi eliyle doğrudan zimmetlenerek işlemlerin yapılması sağlanır.
  9. İşlemi tamamlanan evraklar müdürlük arşivinde fiziksel ve elektronik ortamda saklanır.

Giden Evrak İşlemleri

  1. Belediyeden tüm özel ve tüzel kişilere gönderilecek başvuru sonuçlarının kontrollerini ve onayını yapar.
  2. Kurum dışına gönderilecek evrakları, müdürlüklerden seçilen gidiş şekline göre (posta, kurye, vb.) müdürlük kuryesi ile postaneye ve/veya kurum ve kuruluşlara zimmet ile teslim eder.
  3. Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.
  4. Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
  5. İşleme alınan başvurularla ilgili tüm iş akışları EBYS üzerinden çözümlenir. Süreçte elektronik ve/veya mobil imzalar kullanılır.
  6. Belediye içerisinde müdürlükler arası yazışmalarda giden evrak elektronik ortamda (iç yazışma gibi) gönderilir.
  7. Belediye dışında herhangi bir yolla (posta, kurye, vb.) gidecek evraklar, müdürlükler tarafından hazırlanarak evrak çıkışını sağlayan birime gönderilir.
  8. e-Yazışma paketi ile üretilen belgelerin, belediye dışına KEP yoluyla ilgili kuruma elektronik ortamda mevzuata uygun bir şekilde gönderilmesi sağlanır.
  9. Müdürlük tarafından hazırlanan evraklarda, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik dikkate alınır.

Evlendirme Birimi

Belediyemize evlendirme akdi için başvuru yapmış vatandaşlarımızın Evlendirme Yönetmeliği hükümlerine göre evlendirme işlemlerini gerçekleştirir.

  1. Resmi nikâh başvurularını almak, nikâh işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak ve başvuranlar hakkında mer’i mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
  2. İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek, Belediye Başkanı’nın yetki verdiği yetkililerce nikâh akdinin yapılmasını sağlamak,
  3. Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek, Eyüp Belediyesi Evlendirme Biriminde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek, Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

Yazı İşleri Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

  1. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
  2. 5393 sayılı Belediye Kanunu,
  3. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
  4. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
  5. 4109 sayılı Kanun,
  6. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
  7. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
  8. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
  9. 4857 sayılı İş Kanunu,
  10. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  11. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
  12. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
  13. 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
  14. 5594 sayılı Kanun,
  15. 6360 sayılı Kanun,
  16. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği,
  17. Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına ilişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
  18. İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat,
  19. Evlendirme Yönetmeliği,
  20. Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik.
Devamını Oku