GÖREV TANIMLARI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Kuruluş

Eyüp Belediye Meclisinin 08/01/2015 tarih ve 2015/06 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş olan bu yönetmelikte Özel Kalem Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

Tanımlar

Belediye: Eyüp Belediyesi

Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğü

Müdür: Özel Kalem Müdürü

Çalışma İlkeleri

  • Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.
  • Başkanlık makamına gelen vatandaşları güler yüzle karşılamak ve ilgilenmek.
  • Belediye Başkanının zamanını verimli kullanmasını sağlamaya çalışmak.
  • Vatandaşlar, kamu kurum ve kuruluşları, meslek kuruluşları, sivil toplum kuruluşları ile bunların temsilcileri ve yetkilileriyle iyi ilişkiler kurmak ve bu ilişkileri sürdürmek.

Personel Yapısı

Özel Kalem Müdürlüğü’nün personel yapısı; Norm Kadro Cetvelindeki unvan ve sayıyı aşmamak üzere Müdür, şef, memur, işçi ve sözleşmeli personelden oluşmaktadır.

Organizasyon Yapısı

  • Özel Kalem Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına bağlı olarak çalışır.
  • Müdürlük bünyesinde çalışma konularına göre; Talep Yönetim ve Takip Sorumlusu, Günlük Program Yönetimi Sorumlusu, Başkanlık Organizasyonları Sorumlusu, Kurumsal İlişkiler Sorumlusu bulunmaktadır.

Müdürlüğün Görevleri

Belediye Başkanımızın halkla, kurum ve kuruluşlarla, görsel ve yazılı basınla diyaloğunu sağlar.

Talep Yönetim ve Takip Sorumlusu

Başkan’a gelen vatandaş taleplerinin, uygulayıcı müdürlükler nezdinde takibini yapar, sonuçlandırır ve ilgililerine bilgilendirme yapar.

Günlük Program Yönetimi

Belediye Başkanının emir ve direktifleri doğrultusunda çalışma programının hazırlanması randevularının belirlenmesi ve gündemin takip edilmesi.

Başkanlığa müracaat eden şahıs ve kurumların randevu taleplerini inceleyerek belirli bir düzen içinde Başkanla görüşmelerini sağlamak.

Halkın bilgilendirilmesi gereken durumlarda yetkili birimleri harekete geçirerek Belediye ve halkın diyaloğunun daha iyi olmasını sağlamak için müdürlüklerle iletişime geçerek vatandaşın sorunlarının çözümünde ivediliği sağlamak, müdürlüğümüze havale edilen tüm dilekçeleri cevaplandırmak.

Sosyal, Kültürel ve sportif faaliyetleri diğer müdürlüklere ve halka iletilmesinde koordinasyon görevini yürütmek.

Başkanlık Organizasyonları

Belediye hizmetlerinin açılış törenlerini düzenlemek,

Başkanlık adına açılış, kokteyl, şölen, organizasyon gibi faaliyetleri hazır hale getirmek gerçekleştirme aşamalarında tüm çalışmaları koordine ederek protokole uygun bir şekilde işlerin tamamlanmasını sağlamak.

Dini ve Milli bayramlarda yapılan kutlamaları organize etmek Tören mahallinde gerekli düzenlemeleri koordineli bir şekilde yürütmek ve Belediye Başkanımızın katılımını sağlamak için gerekli çalışmaları yapmak.

Belediye Başkanımızın katılmadığı tören ve düğünlere çiçek ve mesaj telgrafı göndermek Başkanlığımıza gelen mektup, tebrik, davetiye ve mesajları Başkana ulaştırmak ve cevap verileceklere yazışmalarını yapmak.

Belediye Başkanın kurumsal işleri dışında halkla olan irtibatını azami seviyede sağlayarak işleri koordine etmek ( esnaf ziyaretleri, halk toplantısı vs.)

Basın Yayın Müdürlüğü tarafından Başkanlık ve Belediye hizmetlerinin görünürlüğünü arttırmak üzere teklif edilen ve Başkanca onaylanan projelerin saha organizasyonlarını yapmak.

Kurumsal İlişkiler

Başkanın Yurtiçi ve Yurt dışında katılacağı toplantı ve organizasyonlarda gerekli işlemleri yapmak,

Başkan adına resmi kurum ve kuruluşlarla olan yazışmaları yapmak Başkanın Yurtiçi ve Yurtdışından gelen misafirleri için her türlü karşılama ve ağırlama hizmetlerini yerine getirmek ve bu konuda gerekli organizasyonu yapmak.

Belediyemize gelen misafirlerin konaklama, ziyaret ve bilgi ihtiyaçlarını karşılamak.

Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

Özel Kalem Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

a. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,

b. 5393 sayılı Belediye Kanunu,

c. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

d. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

e. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

f. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

g. 4857 sayılı İş Kanunu,

h. 6245 sayılı Harcırah Kanunu,

i. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,

j. İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat.

Devamını Oku